HƯỚNG DẪN XIN TRÍCH LỤC KHAI SINH ĐƠN GIẢN NHẤT

  • Chuẩn bị hồ sơ (Tờ khai, Văn bản yêu cầu cấp, giấy tờ tuỳ thân)
  • Nộp hồ sơ như đã hướng dẫn trên tại Cơ quan đăng ký hộ tịch/Bộ Tư pháp/Bộ Ngoại giao
  • Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin
  • Căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

      Khi thực hiện một giao dịch nào đó mà giấy tờ hộ tịch gốc như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai tử,… đã bị mất và pháp luật không quy định cần sử dụng bản chính giấy tờ hộ tịch thì có thể sử dụng bản sao trích lục hộ tịch. Bản sao trích lục hộ tịch có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các hợp đồng, giao dịch. Bài viết này của Luật Quang Huy chúng tôi cung cấp đến bạn thủ tục cấp trích lục khai sinh theo quy định của pháp luật?


Cơ sở pháp lý


Trích lục khai sinh là gì?

      Căn cứ quy định tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, trích lục hộ tịch được hiểu là:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

      Theo đó, từ khái niệm trích lục hộ tịch, có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh. Từ sự kiện cá nhân được sinh ra, Giấy khai sinh sẽ được cấp cho cá nhân đã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục khai sinh bao gồm:

  • Bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
  • Bản sao trích lục được chứng thực từ Giấy khai sinh

Hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh

      Để thực hiện thủ tục xin cấp trích lục giấy khai sinh, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

  • Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
  • Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
  • Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh
Hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh

      Bên cạnh những giấy tờ phải nộp, người có yêu cầu xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần xuất trình hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.


Thẩm quyền cấp trích lục khai sinh

      Theo quy định tại Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

      Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định:

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

      Như vậy, theo quy định Luật Hộ tịch hiện hành thì cơ quan có thẩm quyền trích lục giấy khai sinh bao gồm:

  • Cơ quan đăng ký hộ tịch bao gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện
  • Bộ Tư pháp;
  • Bộ Ngoại giao;
  • Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự….

      Đây là những cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch, cấp trích lục bản sao Giấy khai sinh khi hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch.

Trích lục khai sinh
Trích lục khai sinh

      Tuy nhiên người yêu cầu cấp trích lục cần lưu ý, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện thì việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Do đó, người yêu cầu cấp trích lục nên tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã đăng ký khai sinh trước đây để thực hiện thủ tục xin cấp trích lục khai sinh.


Thủ tục cấp trích lục khai sinh

      Căn cứ quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, thủ tục cấp trích lục khai sinh thực hiện theo 3 bước sau:

      Bước 1: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ như đã hướng dẫn trên tại Cơ quan có thẩm quyền.

     Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

      Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai xin trích lục khai sinh và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.

      Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

       Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

      Bước 3: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.


Lệ phí cấp trích lục khai sinh

      Lệ phí cấp trích lục bản sao giấy khai sinh được quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch năm 2014, theo đó Bộ Tài chính quy định chi tiết thẩm quyền thu, mức thu, nộp, chế độ quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch.

      Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8.000 đồng/bản. Ngay tại thời điểm cấp trích lục giấy khai sinh, người có yêu cầu phải nộp khoản lệ phí này cho cơ quan cấp trích lục đó.


      Trên đây là toàn bộ các quy định của pháp luật về trích lục khai sinh. Nếu còn thắc mắc cần được giải đáp, bạn vui lòng liên hệ TỔNG ĐÀI 19006588 gặp Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến của Luật Quang Huy.

      Trân trọng./.


Bài viết liên quan bạn nên xem
Subscribe
Notify of
guest
10 Comments
newest
oldest most voted
Inline Feedbacks
View all comments
G